|
Grŵp Gorchwyl a Gorffen ar Gaffael |
|
Lleoliad: |
Ystafell Bwyllgora 3 - Senedd |
|
|
||
|
|
|
||||
|
Dyddiad: |
Dydd Mercher, 14 Mawrth 2012 |
|
|||
|
|
|
||||
|
Amser: |
11:26 - 12:48 |
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion Cryno: |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Cynulliad: |
|
Julie James (Cadeirydd) Byron Davies Eluned Parrott David Rees Leanne Wood |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Tystion: |
|
Alison Steadfast, Deputy Director of Procurement, Value Wales Nick Sullivan, Gwerth Cymru Kerry Wilson, Gwerth Cymru |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Lara Date (Clerc) Sarah Bartlett (Dirprwy Glerc) |
|||
|
|
|
||||
1. Cyflwyniad, ymddiheuriadau a dirprwyon
Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau na dirprwyon.
2. Ymchwiliad i ddylanwadu ar y broses o foderneiddio polisi caffael Ewrop: Sesiwn dystiolaeth
Osgoi risg: mae nifer o ffactorau yn achosi ymddygiad i osgoi risg yn y sector caffael yng Nghymru: mae diwylliant y sector cyhoeddus yn rhoi llawer o bwyslais ar broses a gwneud pethau yn gywir, ac mae’r canlyniadau o ran cael rhywbeth yn anghywir yn fwy nag o gymryd siawns. Mae diwylliant rhai sefydliadau o ran ymddygiad yn gwobrwyo osgoi risg mwy nag y mae’n gwobrwyo cymryd risg. Mae llawer o waith Gwerth Cymru yn ymwneud â rhannu arfer da i annog pobl i gymryd siawns.
Nododd Gwerth Cymru ganlyniadau cyfreithiol peidio â chydymffurfio yn fwy nag yr oeddent bedair neu bum mlynedd yn ôl; gall prynwyr wynebu dirwy ac achos tordyletswydd, a bydd eu contractau’n cael eu hatal dros dro, felly mae cyfreithwyr yn dueddol o fod hyd yn oed yn fwy amharod i gymryd risg ac mae’r cyngor hwnnw yn aml yn cael blaenoriaeth dros gyngor cyfreithiol arall. Mae Gwerth Cymru wedi bod yn ceisio mynd i’r afael â’r agwedd hon drwy hyfforddiant a gweithdai sy’n cynnig cyfle i gyfreithwyr drafod cyfleoedd a gwneud penderfyniad ar y cyd. Roedd nifer dda o arbenigwyr caffael yn bresennol ar gyfer tri gweithdy ym mis Chwefror a mis Mawrth, ond dim ond rhai cyfreithwyr a phenaethiaid gwasanaethau cyfreithiol oedd yn bresennol, felly mae mwy o waith i’w wneud.
Datblygu’r polisi buddion cymunedol:- Lle mae ymdrechion i gynnwys cymalau cymdeithasol mewn contractau wedi llwyddo, nid oedd y llwyddiant yn ganlyniad i’r prynwyr yn gwthio’r polisi yn unig, ond y ffaith bod y tîm cyfreithiol, rheolwr y prosiect a’r sawl sy’n gyfrifol am y gyllideb hefyd yn deall yr hyn y maent yn ceisio ei gyflawni, a bod y tîm o bobl sy’n gysylltiedig â gwneud y penderfyniad yn gytûn ar hynny.
Mae gallu prynwyr proffesiynol i gael dylanwad o fewn eu sefydliadau yn ddibynnol ar eu gallu technegol a’r graddau y maent yn gallu cyfathrebu ac ysgogi newid mewn ymddygiad. Roedd unigolion hefyd yn ennill yr hawl i gael dylanwad o fewn sefydliadau drwy ddangos eu bod yn gallu sicrhau canlyniadau.
Mewn ymateb i’r cwestiwn pam bod Cymru a/neu'r Deyrnas Unedig yn ymddangos i fod yn fwy amharod i gymryd risg nag aelod wladwriaethau eraill yr Undeb Ewropeaidd, roedd Gwerth Cymru wedi comisiynu gwaith ymchwil i ystyried a oedd tystiolaeth yn cefnogi’r honiadau hyn. Nid osgoi risg oedd yr unig ffactor sy’n effeithio ar gaffael.
Bu’r grŵp yn ystyried statws arbenigwyr caffael o fewn awdurdodau contractio cyhoeddus. Fel arfer, mae’r pennaeth caffael yn y rhan fwyaf o sefydliadau yn atebol i bennaeth adnoddau neu’r cyfarwyddwr cyllid, neu mae ei safle un neu ddwy haen o dan yr unigolion hynny, a gallai’r pellter hwnnw fod yn broblem. Fodd bynnag, yn y sector preifat, bydd y prynwr fel arfer ar yr un lefel a bydd yn gwneud penderfyniadau ar y cyd: gweithio mewn partneriaeth, gyda’r partneriaid oll yn atebol am y canlyniad. Mae gan lawer o sefydliadau sector cyhoeddus adrannau caffael sy’n rhoi cyngor, ond nid yw’r sefydliadau o reidrwydd yn cymryd y cyngor hwnnw. Mae Llywodraeth Cymru ei hun yn edrych ar gryfhau rôl caffael, gan gynnwys mesurau i gynyddu sgiliau ac ymgysylltu â chynghorwyr cyfreithiol i gryfhau’r cyngor sy’n cael ei gynnig a dylanwadu ar hyblygrwydd cyngor cyfreithiol. Mewn rhannau allanol eraill o’r sector cyhoeddus yng Nghymru ceir tystiolaeth bod y canlyniadau yn bendant yn gryfach pan fo pennaeth caffael ar lefel uwch o ran staff.
Nodwyd fod rhai sefydliadau sector cyhoeddus yr oedd eu gweithgareddau caffael hyd yn ddiweddar yn syrthio y tu allan i gylch gorchwyl Gwerth Cymru. Bu’r grŵp yn ystyried a oes gan Gwerth Cymru y ‘dannedd’ yr oedd eu hangen arno i hyrwyddo polisi caffael blaengar ledled sector cyhoeddus Cymru, a pha opsiynau oedd ar gael i Lywodraeth Cymru. Rôl Gwerth Cymru oedd nodi’r pethau cywir i’w gwneud ac annog ymgysylltu er mwyn newid ymddygiad. Heblaw deddfwriaeth, roedd Llywodraeth Cymru yn edrych ar opsiynau posibl o ran mesur perfformiad, sut mae rhai sefydliadau yn adrodd yn ôl am yr hyn y mae wedi eu cyflawni a’r cyswllt rhwng perfformiad a chyllid, ac amodau grant. Wrth roi rhagor o ‘ddannedd’ i Gwerth Cymru, roedd yn bwysig i beidio â mynd mor bell ag ymdrechu’n egnïol i wrthsefyll yr hyn yr oedd yn cael ei ofyn amdano. Mae ymgysylltu â phobl ar bolisi a chydweithio i ddatblygu offer yn arwain at y polisïau’n cael eu mabwysiadu’n well. Fodd bynnag, lle mae gwrthwynebiad, byddai’n ddefnyddiol cael dull gweithredu i fynd i’r afael ag ef. Roedd trefniadau a phwerau yn amrywio fesul sector, ac roedd Llywodraeth Cymru a nifer o sectorau wedi cilio o gyhoeddi canlyniadau a chymharu perfformiad sefydliadau yn y gorffennol.
Byddai’n ddefnyddiol pe byddai awdurdodau contractio yng Nghymru yn gorfod cael lefel penodol o allu neu fynediad at y gallu hwnnw – edrychwyd ar hynny yn yr Alban.
Roedd yr amser a dreuliwyd gan Lywodraeth Cymru, a’r ymdrechion a wnaethpwyd ganddi, i wthio newid yn rhwystredig, ac roedd cost ceisio annog newid yn aml yn anghymesur â’r newid a gyflawnwyd. Byddai unrhyw beth a allai gyflymu ymateb sefydliadau allanol o ran rhoi cais ar bethau newydd fod yn ddefnyddiol.
Roedd y Llywodraeth yn ystyried a ddylai brand Llywodraeth Cymru ymddangos yn gliriach ar ddatganiad ar ffurf polisi caffael Cymreig - er mwyn gyrru blaenoriaethau’r Llywodraeth, gyda chydnabyddiaeth gan awdurdodau contractio cyhoeddus fod gan Lywodraeth Cymru yr hawl i bennu’r polisi hwnnw, a bod angen iddynt fabwysiadu’r polisi hwnnw ar lawr gwlad.
I roi gwell statws i gaffael a’i wneud yn fwy diddorol, roedd yn bwysig canolbwyntio ar ganlyniadau yn hytrach na phroses, ac i brynwyr ddefnyddio’r iaith gywir ar gyfer y bobl y maent yn dymuno cael dylanwad arnynt. Byddai gosod y swyddogaeth gaffael yn ei chyd-destun ehangach a rhoi cyfle i bobl broffesiynol weithio mewn mannau eraill, gan reoli contractau ac arian a chymryd rôl y tu hwnt i gaffael, yn ddefnyddiol. Dylai canlyniadau caffael gael eu cysylltu’n ôl at amcanion corfforaethol strategol; byddai mabwysiadu dangosyddion perfformiad allweddol yn helpu, ac mae gwaith wedi’i wneud yn hynny o beth.
Cafwyd trafodaeth i ystyried a yw cymwysterau Sefydliad Siartredig Prynu a Chyflenwi yn briodol yn y meysydd gwariant mawr o adeiladu a gofal cymdeithasol pan nad oedd y prynwyr hynny yn dueddol o fod o gefndir caffael nac o gael cymwysterau o’r Sefydliad Siartredig. Nodwyd fod angen sgiliau a gwybodaeth ychwanegol yn y meysydd hyn. Nodwyd fod gwaith hefyd yn cael ei wneud i edrych ar Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol a chymwysterau gofal cymdeithasol.
Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol - cafwyd trafodaeth ynghylch a allai’r ymgyrch i brynu ‘Unwaith dros Gymru’ wyrdroi ymdrechion i rannu contractau yn hytrach na’u cronni er mwyn mynd i’r afael â phryderon busnesau bach sy’n ceisio cael mynediad at y farchnad. Y bwriad oedd dwyn holl wariant ar gyfer cytundebau Cymru-gyfan presennol ynghyd er mwyn bod yn fwy effeithiol o ran cost a hefyd i weld a oedd unrhyw gyfleoedd ar gyfer mewnfuddsoddiad, er enghraifft ar yr ochr ddosbarthu. Fodd bynnag, roedd Gwerth Cymru yn ymwybodol iawn o’r effeithiau economaidd posibl, a byddai’n eu hasesu i sicrhau bod y canlyniad yn fuddiol. Byddai’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol yn cael ei anelu at y 20 y cant o wariant sector cyhoeddus ar nwyddau nad yw’n cael ei gynhyrchu yng Nghymru. Roedd yr opsiynau o ran modelau gweithredu a gallu sefydliadau i ddewis cael eu cynnwys ai peidio yn parhau i gael eu hystyried. Nododd y Cadeirydd os fyddai’r trefniadau’n wirfoddol, gellir cynnwys elfen archwilio i asesu’r effaith ar sefydliadau sy’n dewis peidio cael eu cynnwys.
O ran pryderon microfusnesau mewn perthynas â’r cysyniad ei fod yn anodd gweithio gydag offeryn cyn-gymhwyso Cronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr, ac nad yw’r offeryn hwnnw bob amser yn berthnasol i’w hamgylchiadau, gofynnodd y grŵp am weithrediad electronig y system honno. Y bwriad oedd bod sefydliadau’n gallu ychwanegu at y cwestiynau safonol yn y Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr cyd ag y bo hynny’n berthnasol i’r tendr penodol o dan sylw, ond nodwyd y byddai rhai pobl yn ychwanegu llawer o gwestiynau at y gronfa. Roedd oedi wedi bod o ran gweithredu electronig, ond os byddai’r system yn troi’n un electronig, byddai’n caniatáu i’r ffordd yr oedd yn cael ei defnyddio i gael ei monitro. Byddai’r system yn edrych yn fwy beichus i fusnesau nes iddo fod yn electronig, a gobeithiwyd y byddai’n symud ymlaen o’r cymal ‘oedi ac adolygu’ Gweinidogol yn fuan.
Rheoli contractau - mewn ymateb i gwestiwn ar bryderon bod prynwyr yn dewis ffurf symlaf oherwydd nad oedd ganddynt y gallu i reoli contractau, nododd Gwerth Cymru effaith toriadau cyllidebol ar yr adnoddau staff sydd ar gael i reoli cyflenwyr amrywiol. Cael cydbwysedd sy’n bwysig. Mae defnyddio llawer o gyflenwyr bychain yn golygu costau uwch a risgiau mwy os yw’r sefydliad yn methu â rheoli’r contractau. Ar y llaw arall, gellid defnyddio cwmni mwy ond canolbwyntio ar y gadwyn cyflenwi a’r polisi buddion cymunedol, lle mae maint y prosiectau yn gwneud synnwyr - dyna’r penderfyniad sydd angen ei wneud wrth i’r strategaeth gaffael gael ei llunio.
Nodwyd fod y grŵp wedi clywed safbwyntiau gwahanol iawn ar y mater hwnnw gan sefydliadau, a bod angen gofyn pa arweiniad a roddwyd gan Lywodraeth Cymru. Awgrymodd Gwerth Cymru y dylid cysylltu â sefydliadau i wneud yr hyn sydd ei angen i ddiogelu swyddi yng Nghymru. Nid oedd hyn o reidrwydd yn golygu contractau uniongyrchol, ond sicrhau bod yr agwedd honno wedi’i chynnwys yn y strategaeth. Rhoddodd y canllawiau caffael arweiniad ar feddwl am yr effaith ar swyddi ac effeithiau eraill, boed yn negyddol neu’n gadarnhaol, ar ddechrau’r broses gaffael.